根据日本入管法第7条，外国人想要入国（严格上来说叫上陆）需要接受「入国审查官」的审查符合以下条件。
- 所持有的护照和签证（需要签证的前提下）是有效的。
- 所申请的活动内容真实，无虚假。
- 所申请的活动内容有相对应的在留资格（在留资格该当性）。
- 所想要进行的活动内容符合法务省令的基准规定（上陆许可基准适合性）。
- 所申请的在留期间（即签证的时间长度）符合法务省令的规定。
- 在法律规定的拒绝入国的规定之外（即不符合拒绝入国的理由）。
其中，所想进行的活动内容有相对应的在留资格这一点在审核规则里叫做「在留資格該当性」。有相对应的在留资格的同时，所要进行的活动内容还需要符合法务省令的基准规定。这里所说的法务省令的基准规定，是根据对日本的产业和国民生活所带来的影响，以及综合考虑其他诸多事项之后而制定的。符合法务省令的基准规定这一点日语里叫做「上陆许可基準適合性」。
但是在现实情况中，让入国审查官在当下，去审查每个人的入国目的和活动内容是否符合「在留资格该当性」和「上陆许可基准适合性」是不现实和低效率的。不仅如此，如果到了日本机场才被告知不符合规定无法入国的话，外国人的时间和旅费等损失也很大。因此为了更加效率且确切的证明入国的「在留资格该当性」和「上陆许可基准适合性」，通常是利用「在留资格认定证明书」这个制度。
「在留资格认定证明书」是日本的法务大臣认定的文书。有这个文书的话，相当于提前证明了想要来日本的外国人，接下来所进行的活动内容符合「在留资格该当性」及「上陆许可基准适合性」。具体流程是，外国人事先通过日本国内的代理人（朋友，亲戚等等）准备好所需要的材料。通过代理人提交给「出入国在留管理厅（原名叫入国管理局）」审查。审查通过之后，「出入国在留管理厅」将会发行「在留资格认定证明书」。再通过代理人把「在留资格认定证明书」寄往中国国内，拿着这个和护照以及其他所需的材料，向管辖自己户籍地的日本驻华大使馆去申请签证。
这里需要注意的是，即使「在留资格认定书」下来了，也无法保证签证一定能审批下来。审查材料发放「在留资格认定证明书」的是「出入国在留管理厅」，它是属于日本法务省的管辖。而驻海外的日本大使馆属于外务省（相当于中国外交部）的管辖，所以法务省那边审核通过不代表外务省一定能通过。另外，法务省方面如果审查不通过，会告知理由，如果根据理由改善资料，重新提交申请是有很大机率重新下来「在留资格认定证明书」的。但如果是驻海外日本的日本大使馆方面审查不通过，是不会告知理由的。就算去问也不会告知。现实中就有好多例是，「在留资格认定证明书」每次都能下来，但就是大使馆拒绝发签证。这个时候大多数情况是，与之前申请签证时提交的信息不符造成的。所以每次向大使馆提交签证申请一定要小心谨慎。
从驻海外的日本大使馆领到签证之后，就可以买机票准备来日本了。
另外，「在留资格认定证明书」的有效期是3个月。3个月之内不来日本的话原则上就失效了。一般「在留资格认证证明书」的审核需要花2～3个月，驻海外日本大使馆发放的签证审核需要1个月左右。再加上中间邮寄资料的时间，提前推算好准备来日本的时间，以免耽行程。
总结
外国人来日本之前需要申请签证，而为了更快速，方便的申请到签证，一般是通过代理人的方式从日本国内事先取得「在留资格认定证明书」，通过「在留资格认定证明书」向当地的日本大使馆申请签证。（短期滞在的签证（如旅游签）是直接向国内的日本大使馆提交申请，不在这个制度的范围内）
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